現場マネジメント実践ガイド

多様な専門性・働き方のITチームで成果を最大化する：期待値の明確化と共通認識を築くコミュニケーション実践ガイド

はじめに：多様なチームにおける「期待値のずれ」という課題

現代のITチームは、エンジニア、デザイナー、マーケターなど多様な専門スキルを持つメンバーに加え、正社員、契約社員、フリーランス、副業といった様々な働き方を持つ人々で構成されることが一般的になりました。さらに、リモートワークの普及や発達特性への理解の広がりにより、個々のメンバーが持つ背景や働く上でのスタイルは一層多様化しています。

このような多様性は、チームに革新や柔軟性をもたらす一方で、「期待値のずれ」という新たなマネジメント課題を生じさせることがあります。

• 成果物に対する期待のずれ: 求められる品質レベルや完成形について、メンバー間で異なるイメージを持っている。
• 役割や責任範囲の認識のずれ: 誰がどのタスクを担当し、どこまでの責任を持つのか曖昧になっている。
• コミュニケーションスタイルや頻度に関するずれ: 報告の粒度、質問のタイミング、返信速度などにメンバー間で暗黙の前提が異なる。
• 納期や優先順位に対する認識のずれ: プロジェクト全体の進行や個々のタスクの重要度について、共通理解が不足している。

これらの期待値のずれは、手戻りの発生、プロジェクトの遅延、メンバー間の不信感、モチベーションの低下といった様々な問題を引き起こし、チーム全体のパフォーマンスを低下させる要因となります。

特にフロントラインのITチームリーダーは、技術的な課題だけでなく、こうした多様なメンバー間の「人間系」の調整に日々向き合っています。本記事では、多様な専門性や働き方を持つチームにおいて、期待値を明確化し、共通認識を築くための具体的なコミュニケーション手法とマネジメントの視点をご紹介します。

なぜ多様なチームでは期待値のずれが起こりやすいのか

期待値のずれは、単にコミュニケーション不足から生じるだけでなく、多様性そのものが持つ構造的な要因によっても発生します。

1. 専門性による視点の違い: エンジニアは技術的な実現可能性やコードの品質を重視する傾向があり、デザイナーはユーザー体験や視覚表現を、マーケターは市場の反応やビジネス的な効果を重視するなど、それぞれの専門分野で培われた「当たり前」が異なります。これにより、同じ目標を見ても、成果物やプロセスのどこに重きを置くべきかという期待値にずれが生じやすくなります。

2. 働き方による情報の非対称性: オフィス勤務とリモートワーク、またはフルタイムと時短・副業といった働き方の違いは、チーム内で共有される情報の質や量、リアルタイム性に差を生じさせることがあります。非公式な情報交換の機会が少ないメンバーは、プロジェクトの背景や微妙なニュアンスを捉えきれず、期待値にずれが生じやすくなります。

3. コミュニケーションスタイルの多様性: テキストベースのコミュニケーションが得意な人もいれば、口頭での説明を好む人もいます。報告は簡潔に要点をまとめることを期待するリーダーもいれば、詳細な状況説明を求めるリーダーもいます。こうしたスタイルの違いが、報告や連絡における期待値のずれを生むことがあります。また、発達特性の有無によって、情報伝達の際に配慮すべき点（曖昧な表現を避ける、指示を明確にするなど）が異なる場合もあります。

4. 過去の経験や文化的背景: 個々のメンバーが過去に所属していた組織やチームでの経験、あるいは育ってきた文化的な背景は、仕事の進め方や人間関係における「当たり前」を形作ります。これらの無意識の前提が、現在のチームにおける期待値と異なっていることがあります。

これらの要因が複合的に絡み合い、チーム内の期待値のずれはより複雑になります。リーダーは、こうした構造的な要因を理解した上で、意図的かつ継続的に共通認識を形成していく必要があります。

多様なチームで期待値を明確化し、共通認識を築くための実践ステップ

多様なチームで期待値を効果的に調整し、共通認識を築くためには、以下のステップを実践することが有効です。

ステップ1：目標と成果物を徹底的に明確化する

まず、チームやプロジェクトの目標、そして最終的にどのような成果物を達成するのかを、誰が見ても理解できるように明確に定義します。

• SMART原則などを活用した目標設定: Specific（具体的か）、Measurable（測定可能か）、Achievable（達成可能か）、Relevant（関連性があるか）、Time-bound（期限が明確か）といったフレームワークを用いることで、目標が抽象的になることを防ぎます。
• 成果物の定義: 成果物の仕様、品質基準、満たすべき要件などを具体的に記述します。デザインカンプ、技術仕様書、ユーザー受け入れテストの基準など、具体的なアウトプットイメージを共有します。
• ドキュメント化と共有: 目標、成果物の定義、要件などを、チームメンバー全員がいつでも参照できる場所にドキュメント化します。（例：Confluence、Notion、共有フォルダなど）

ステップ2：役割と責任範囲を明確にする

誰が何を担当し、どこまでの責任を持つのかを明確にすることで、「これは誰がやるべき仕事なのか？」といった曖昧さをなくし、期待値のずれを防ぎます。

• タスクと担当者の紐付け: プロジェクト管理ツール（例：Jira、Asana、Trelloなど）を活用し、各タスクに担当者を明確に割り当てます。
• 責任範囲の定義: 各担当者が、タスクに対してどのレベルの権限と責任を持つのか（例：自分で判断して進めて良いのか、必ず承認を得る必要があるのかなど）を明確にします。RACIマトリクス（Responsible, Accountable, Consulted, Informed）のようなフレームワークも有効です。
• 専門外メンバーへの説明: 特定の専門分野の役割について、専門外のメンバーにも理解できるよう、平易な言葉で説明を加えます。

ステップ3：コミュニケーションルールとプロセスを合意形成する

コミュニケーションは期待値調整の要です。どのように、どのくらいの頻度でコミュニケーションを取るかをチームで合意します。

• 主要なコミュニケーションツールの定義: Slack/Teams、メール、Web会議ツールなど、何のためにどのツールを使うかを決めます。
• 報告・連絡のルール:
  • 日報・週報の形式や頻度、報告すべき内容（進捗、課題、決定事項など）。
  • 緊急連絡のルール（例：Slackのメンション、電話など）。
  • 非同期コミュニケーションでの返信にかかる時間の目安。
• 会議のルール:
  • 各会議の目的とアジェンダの事前共有。
  • 決定事項とネクストアクションの議事録化と共有。
• 具体的な質問例:
  • 「このタスクの完了イメージは、〇〇という認識で合っていますか？」
  • 「この仕様について、〇〇さんの観点（例えば、デザイナーとして/マーケターとして）から懸念や考慮事項はありますか？」
  • 「この件、〇〇さんの専門分野だと思うのですが、進め方についてアドバイスをいただけますか？」
  • 「この点について、〇〇さんはどのような情報をご存知ですか？共有いただけますか？」 これらの問いかけにより、相手の専門性や状況を踏まえた期待値や認識を引き出します。

ステップ4：定期的な確認と認識合わせの機会を設ける

一度決めたルールも、状況変化やメンバーの入れ替わりによってずれが生じる可能性があります。定期的な確認と認識合わせの機会を設けることが重要です。

• デイリースタンドアップ/朝会: 短時間で各自の進捗、本日やること、課題を共有し、小さな認識のずれを早期に発見します。
• 週次の定例会議: 週単位の目標達成状況を確認し、課題や懸念事項について議論します。
• スプリントレビュー/デモ: 開発中の成果物を共有し、メンバーやステークホルダーからフィードバックを得ることで、期待値とのずれを確認・修正します。（特にアジャイル開発において重要）
• 非同期での進捗共有: Slackチャンネルやプロジェクト管理ツール上で、各自がリアルタイムまたは定期的に進捗を共有し、チーム全体の状況を見える化します。

ステップ5：1on1を活用し、個別の期待値を把握・調整する

チーム全体へのコミュニケーションだけでなく、メンバー個々人との1on1ミーティングも非常に重要です。

• キャリア、役割、貢献への期待: メンバーが自身の役割やキャリアパスについてどのような期待を持っているのか、チームへの貢献についてどのように考えているのかを丁寧に聞き取ります。
• 働く上での希望や制約: リモートワークにおける課題、勤務時間に関する希望、副業との両立における懸念など、個別の状況や働く上での希望、あるいは困難に感じていること（発達特性による配慮など）を把握します。
• リーダーからの期待の伝達: チームリーダーとして、メンバーに期待すること（成果、役割、チームへの貢献方法など）を具体的に伝えます。
• 期待値のすり合わせ: 個別の期待とチーム・プロジェクトの期待にずれがないかを確認し、必要に応じて調整や相互理解を深める対話を行います。

期待値調整を成功させるためのリーダーの姿勢とチーム文化

期待値の明確化と共通認識の形成は、単なるテクニックではなく、それを支えるリーダーの姿勢とチーム文化が重要です。

• 傾聴と質問: メンバーの話を頭ごなしに否定せず、丁寧に聞き、理解できない点や曖昧な点があれば率直に質問します。「〇〇さんの今の状況について、もう少し詳しく教えていただけますか？」「この点について、懸念されているのは具体的にどのようなことでしょうか？」といった質問を通じて、相手の背景や考えを深く理解しようと努めます。
• 心理的安全性: メンバーが期待値のずれや疑問、懸念を安心して表明できる心理的安全性の高い環境を醸成します。失敗や異なる意見表明を許容する文化は、早期に問題を表面化させ、手遅れになる前に期待値調整を行う上で不可欠です。
• 継続的な対話: 期待値調整は一度行えば終わりではありません。プロジェクトのフェーズ移行、メンバーの加入・脱退、外部環境の変化など、様々な要因で期待値は変動します。定期的なチームミーティングや1on1を通じて、継続的に対話を行い、認識をすり合わせ続けることが重要です。
• 多様なコミュニケーション手段の活用: テキスト、音声、図、画面共有など、相手や状況に応じて最も伝わりやすいコミュニケーション手段を選択します。特にリモート環境では、意図が伝わりにくいため、必要に応じて詳細なドキュメントや図解を作成することも有効です。

まとめ：多様性を強みに変える期待値マネジメント

多様な専門性や働き方を持つITチームにおいて、期待値のずれは避けられない側面がありますが、リーダーが意図的に働きかけることで、その影響を最小限に抑え、むしろ多様性をチームの強みに変えることができます。

本記事でご紹介した、目標・成果物の明確化、役割・責任範囲の定義、コミュニケーションルールの設定、定期的な確認、1on1での個別対応といった実践ステップは、現場のリーダーがすぐに取り組めるものです。

期待値の明確化と共通認識の形成は、信頼に基づいた関係性を築き、メンバー一人ひとりが安心して最大限の力を発揮できるチームを作り上げるための基盤となります。ぜひ、あなたのチームでこれらのアプローチを実践し、多様な才能が集まるITチームの成果を最大化してください。